Projektmanagement: Warum Künstler von effizienter Planung profitieren

Die meisten Künstler träumen davon, hart und zielgerichtet an ihrer Kunst zu arbeiten und somit zum Erfolg zu kommen. Doch viele Kunstschaffende überrascht es vor allem zu Beginn ihrer Laufbahn immer wieder, wie viel nicht-künstlerische Arbeit nötig ist, um die Kunst zu unterstützen.

Als frisch gebackener Kreativer unterschätzt man allzu leicht, wie zeitaufwändig es sein würde, den Verkauf der eigenen Kunst zu organisieren, Auftragsarbeiten zu verpacken und zu versenden, mit Studios, Galerien und Kunstkäufern zu kommunizieren, über Fristen informiert zu bleiben, und regelmäßig eigene Arbeiten auf Homepage, Instagram und Co. zu präsentieren.

Es hält sich hartnäckig der Mythos, dass man sich als Kreativschaffender einfach nur in seinem Atelier auf seine Kunst konzentrieren könne und alles andere würde automatisch passieren. Dem ist jedoch nicht so. Künstler müssen mehr als viele andere Berufe multitaskingfähig sein, in Teams arbeiten, Verkauf und Karriere managen und auch eigene Promotion durchführen.

Gerade wenn wichtige Deadlines oder bedeutende Projekte anstehen, ist eine effektive Koordination mit verschiedenen Personen und das Bewältigen von Aufgaben mit unterschiedlichen Fristen erforderlich. Es kann überwältigend sein, all diese Dinge gleichzeitig im Griff zu behalten. Wenn die Last der administrativen Aufgaben, die zur Produktion der Kunst nötig sind, zu groß wird, kann dies zu Burnout führen, die Kommunikation mit Partnern, Händlern und Kunden beeinträchtigen und die Qualität des Kunst mindern.

Betrachtet man die Kunstproduktion aus der Perspektive des Projektmanagements, so können Projektmanagement-Tools helfen, die administrativen und koordinativen Aufgaben zu bewältigen. Ein projektmanagementorientierter Ansatz kann dabei unterstützen, den Überblick über Verantwortlichkeiten aufrechtzuerhalten und die Kommunikation mit Mitarbeitern und Partnern zu stärken.

So wird deutlich, wie jede einzelne Maßnahme dazu beiträgt, die größere Vision zu verwirklichen.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist das systematische Planen, Leiten und Kontrollieren von Projekten, um definierte Ziele innerhalb von Zeit-, Ressourcen- und Budgetvorgaben zu erreichen. Projekte zeichnen sich durch ihre zeitliche Begrenztheit und klare Zielsetzung aus.

Viele Projektmanagement-Konzepte haben ihren Ursprung in der Geschäftswelt, insbesondere im Technologiesektor. So kann ein Projekt in der Technologiewelt beispielsweise die Entwicklung einer neuen App oder die Neugestaltung einer Website umfassen. Doch auch Künstler können von den Prinzipien des Projektmanagements profitieren.

Auch wenn die gesamte Karriere eines Künstlers kein Projekt darstellt, können konkrete Vorhaben wie die Inszenierung eines Theaterstücks, die Produktion von Merchandise-Artikeln für Weihnachtsmärkte oder die Beantragung von Stipendien als Projekte betrachtet werden. Verschiedene Methoden wie Agile, Kanban und Wasserfall/Waterfall werden im Projektmanagement angewendet, folgen jedoch grundsätzlich denselben Schritten.

Diese Schritte lassen sich am Beispiel einer freien Theatergruppe beispielhaft skizzieren.

1. Initiierung

Der erste Schritt legt fest, wie Ihr Projekt gestaltet wird. Welche Ziele verfolgen Sie? Wie groß oder klein soll es sein? Eine fiktive Theatergruppe könnte diesen Schritt nutzen, um zu entscheiden, ob sie ein Theaterstück, eine szenische Lesung oder eine Serie von unabhängigen Monologen aufführen möchte, und ob dies nur für einen Abend, eine begrenzte Anzahl von Vorstellungen oder eine Serie von Stücken erfolgen soll.

2. Planung

In der Planungsphase wird festgelegt, wie Sie Ihre Ziele erreichen möchten. In dieser Phase wird ein Budget erstellt, das passende Team zusammengestellt und mögliche Risiken und Herausforderungen identifiziert. Unsere Beispiel-Theatergruppe würde die Planungsphase nutzen, um die Rollen zu besetzen, den Regisseur zu finden, Bühnenhelfer einzustellen, einen Aufführungsort zu wählen und potenzielle Probleme zu besprechen.

3. Produktion / Ausführung

Dies ist der spannendste Teil! In dieser Phase setzen Sie Ihre geplanten Maßnahmen um. Für die Theatergruppe bedeutet dies Proben, technische Durchläufe und schließlich die Aufführung.

4. Überwachung und Steuerung

Dieser Teil des Projektmanagements erstreckt sich über den gesamten Lebenszyklus eines Projekts. Hier können Sie und Ihr Team überprüfen, ob Sie noch auf Kurs sind und gegebenenfalls neue Ziele festlegen. Für die hypothetische Theatergruppe könnte dies bedeuten, sicherzustellen, dass der Bühnenaufbau, das Timing der Darsteller und das Design der Kostüme reibungslos verlaufen.

Es könnte auch bedeuten, dem Team Unterstützung anzubieten, um sicherzustellen, dass alle Ressourcen vorhanden sind und Schwierigkeiten überwunden werden.

5. Abschluss

Jedes Projekt hat ein Ende. In dieser letzten Phase geht es darum, dem Projekt einen würdigen Abschluss zu geben und alle offenen Enden zu klären. Für die Theatergruppe könnte dies bedeuten, eine Reflexionssitzung mit den Schauspielern und dem Technikteam abzuhalten, um das Projekt zu besprechen, eine Feier mit dem Ensemble zu veranstalten und sicherzustellen, dass alle Rechnungen beglichen sind.

Diese Gliederung lässt sich auf die meisten künstlerischen Bereiche aus Darstellender und Bildender Kunst übertragen.

Warum Projektmanagement für alle Künstler wichtig ist

Es mag zunächst so wirken, als ob die Anwendung von Projektmanagement auf Ihr Vorhaben zusätzlichen Verwaltungsaufwand bedeutet oder als ob Sie sich verkauft fühlen, wenn Sie die geschäftlichen Ausdrücke verwenden, um festzustellen, dass Ihre Kunst ausverkauft ist.

Dennoch erfordert Ihre Kunst tatsächlich gewisse administrative Elemente. Selbst das Beschaffen von Materialien und das Einhalten eines Budgets, mit dem Sie zufrieden sind, gehören zur Verwaltungsarbeit. Die Suche nach einem Atelier ist administrativ, genauso wie das Bearbeiten von Kaufanfragen.

Indem Sie einen Rahmen schaffen, um diese administrativen Aspekte Ihrer Arbeit zu verstehen, können Sie sie in überschaubare Teile zerlegen und sich daran erinnern, dass das Beantworten von E-Mails oder das Erstellen von Tabellen letztendlich dazu beiträgt, Ihre kreative Vision zu verwirklichen.

Projektmanagement kann Ihnen helfen, Erwartungen und Grenzen festzulegen, um sowohl Ihr Team als auch sich selbst zu unterstützen. Wenn Sie Ihrem Team genau mitteilen können, was Sie sich vorstellen, wie es in das Gesamtbild passt und wann bestimmte Schritte erfolgen müssen, haben sie ein besseres Verständnis dafür, was Sie benötigen, und können ihre Arbeitsabläufe entsprechend planen.

Eine projektbasierte Denkweise kann Ihnen dabei helfen, sich daran zu erinnern, dass die unattraktive administrative Arbeit nur eine Phase des Projekts ist und Sie bald wieder in kreativer Arbeit versinken werden.

Indem Sie sich im Voraus um Verwaltung und Planung kümmern, können Sie Ihre kreative Energie besser kanalisieren.“

Erste Schritte mit ihrem Projektmanagement: Stellen Sie sich diese Fragen

Um ein Rahmenkonzept für das Projektmanagement in Ihren kreativen Prozess zu integrieren, empfiehlt es sich, mit folgenden Leitfragen zu beginnen.

1. Was sind Ihre Ziele und Wünsche?

Überlegen Sie konkret, was Sie in den nächsten Monaten oder Jahren erreichen möchten. Möchten Sie eine Skulpturenreihe vollenden, einen Spielfilm produzieren, Ihr Drehbuch abschließen oder eine Finanzierung für eine Auszeit erhalten? Klare Ziele helfen Ihnen, fokussiert zu bleiben und motiviert zu arbeiten.

2. Welche Ressourcen benötigen Sie?

Bedenken Sie die finanziellen Mittel, Räumlichkeiten, Materialien und Mitarbeiter, die für Ihr Projekt erforderlich sind. Eine gute Planung hilft Ihnen, Engpässe zu vermeiden und effizient zu arbeiten.

3. Wer muss beteiligt werden?

Kreative Arbeit erfordert oft Zusammenarbeit. Denken Sie darüber nach, welche Personen und Experten Sie in welcher Phase Ihres Projekts benötigen. Von Lieferanten für Materialien, Team-Mitarbeitern, bis hin zu Galeristen, PR-Managern, Agenten, usw. – klären Sie frühzeitig, wer involviert ist und wie die Kommunikation mit allen Beteiligten gestaltet werden soll.

4. Was sind die Phasen Ihres Projekts?

Die Struktur Ihres Projekts ist von essentieller Bedeutung für den Erfolg. Es gilt, die einzelnen Phasen klar zu definieren, die absolviert werden müssen, um das angestrebte Ergebnis zu erzielen. Beim Produzieren eines Films können diese Phasen das Schreiben des Drehbuchs, das Fundraising, die Dreharbeiten, die Postproduktion, das Marketing und schließlich die Premiere umfassen.

Als Keramiker könnten relevante Phasen das Werfen, Schneiden, Glasieren, Fotografieren und Verkaufen sein.

Eine klare strukturierte Vorgehensweise in Phasen hilft dabei, den Fortschritt des Projekts im Blick zu behalten, selbst wenn das endgültige Ergebnis noch in weiter Ferne liegt.

5. Was ist das angestrebte Ziel oder ideale Ergebnis?

Das Festlegen des Ziels oder des idealen Ergebnisses Ihres Projekts dient als Leitfaden von großer Bedeutung.

Indem Sie sich vorstellen, wie Ihr bestmögliches Szenario aussieht, können Sie Ihren Erfolg messen und sicherstellen, dass Sie auf Kurs sind, um dieses Ziel zu erreichen. Dies kann bedeuten, eine bestimmte Geldsumme einzusammeln, eine festgelegte Anzahl von Tickets zu verkaufen oder ein Angebot zu erhalten, um Ihre Show auf Tour zu bringen.

6. Welchen Zeitrahmen umspannt Ihr Projekt?

Die zeitliche Komponente Ihres Projekts ist ein weiterer bedeutender Aspekt. Manche Projekte haben flexible Zeitpläne ohne klare Endpunkte, während andere feste Termine haben, wie beispielsweise ein Festival oder eine Ausstellung.

Durch die Festlegung eines Zeitrahmens können Sie rückwärts planen und sicherstellen, dass alle Schritte rechtzeitig erledigt werden. Die Beachtung des Zeitplans unterstützt Sie dabei, sich selbst und Ihr Team zur Rechenschaft zu ziehen und realistische Erwartungen zu setzen.

Optimieren Sie Ihre Planungen mit einem visuellen Zeitstrahl

Wie wir jetzt klar sehen, ist eine strukturierte Planung und Organisation für Künstler unerlässlich. Da Künstler oftmals sehr visuelle Menschen sind, kann man sich diese Eigenschaft zunutze machen und das Projektmanagement dahingehend optimal anpassen.

Welche Methoden gibt es für ein visualisierendes Projektmanagement?

Im Kern finden sich drei Ansätze für visuelle Projektmanagements, die Ihnen bei Ihrer Planung und Arbeitsorganisation behilflich sind, vor allem wenn Sie Mitarbeiter haben oder in einem Team arbeiten.

Zeitstrahlen und Zeitleisten (Gantt-Diagramme)

Grafische Zeitleisten sind perfekt, wenn Sie wissen wollen, wann einzelne Projektphasen idealerweise starten. Zugleich gewinnen Sie einen Überblick zur nötigen Dauer jeder Phase.

Mittels Zeitstrahlen sind Ressourcen besser zuzuordnen. Wichtige Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben lassen sich überschaubar zuteilen und Abhängigkeiten zwischen Schlüsselperioden sind optisch gut darstellbar.

Tipp: Beim Anbieter Miro finden Sie eine Vorlage Timeline Templates für ein gut durchgeführtes Projekt.

Kanban-Boards

Kanban-Boards zeigen sich exzellent geeignet, den Fortschritt der Projektaufgaben nachzuvollziehen. Solche Work-Tasks lassen sich in unterschiedliche Spalten wie „To-Do“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ differenzieren. Dieses Vorgehen ermöglicht eine klare Übersicht zum aktuellen Status jedes Projektabschnitts.

Kalender

Ein Kalender hilft, wichtige Termine und Meilensteine vorausschauend in den Blick zu bekommen. So sind Sie in der Lage, wesentliche Ereignisse, anstehende Meetings und dringende Fristen im übersichtlichen Rahmen zu visualisieren.

Was leistet eine unterstützende Projektmanagement-App?

Unabhängig von der Projektvariante ist eine unterstützende Projektmanagement-Software einsetzbar, die Sie Ihren Zielen näherbringt. Auf die Weise profitieren sämtliche Beteiligten – vom normalen Teammitarbeiter bis hin zum Künstler, Galeristen, Agenten, Managern und Kunsthändler – von überschaubaren Visualisierungen und effektiven Planungsschritten.

Tipp: Beachten Sie, dass ein gut strukturierter Zeitstrahl den entscheidenden Unterschied zwischen Erfolg und Chaos bei Ihren Projekten ausmacht.

Wie erstellen Sie einen optischen Zeitstrahl?

Hier sind essenzielle Arbeitsschritte, um einen Zeitstrahl für Ihre strategische Projektplanung zu gestalten. Prinzipiell grenzt die Erstellung einer visuell ansprechenden Zeitleiste an einen gekonnten Kunstentwurf.

1. Projektphasen identifizieren

Filtern Sie zunächst die Hauptphasen Ihres Projekts heraus. Hierzu zählen Vorausplanung, Design/Konzept, Entwicklung/Produktion, Überarbeitungen/Testphasen, Publikation/Veröffentlichung/Präsentation sowie Verkauf und Nachbetreuung.

2. Die Phasendauer definieren

Checken Sie die voraussichtliche Dauer jeder Phase gründlich ab. Fassen Sie Abhängigkeiten zwischen den unterschiedlichen Aufgaben ins Auge.

Beispielsweise lässt sich eine komplexe Fertigstellung (z.B. einer Skulpturenreihe oder einer großen Installation) nicht eher in Angriff nehmen, bis das Design abgeschlossen ist.

3. Zeitstrahl erstellen

Mit Papier und Stift: Fangen Sie Ihren Entwurf mit einem Blatt Papier oder einem Whiteboard an. Zeichnen Sie eine horizontale Linie, welche den Zeitrahmen Ihres Projekts darstellt.

Nutzung von IT-Tools: Alternativ verwenden Sie eine spezielle Projektmanagement-Software oder passende Online-Tools, um einen digitalen Zeitstrahl zu kreieren. Diese nützlichen Werkzeuge bieten öfter Zusatzfunktionen wie automatische Berechnungen und Farbcodierungen.

4. Meilensteine hinzufügen

Markieren Sie auf Ihrem Zeitstrahl maßgebliche Meilensteine. Markante Beispiele sind der Start jeder Phase, Schlüsseltermine oder die Fertigstellung essenzieller Projektaufgaben. Nutzen Sie zu dem Zweck signifikante Farben oder Symbole, um verschiedene Phasen zu charakterisieren.

5. Aufgaben eintragen

Fügen Sie einzelne Aufgaben beziehungsweise Aktionen in die grafische Darstellung der temporären Phasen ein. Verwenden Sie aussagekräftige Kurzbeschreibungen und präzise Datumsangaben.

Verbinden Sie die detaillierten Arbeitsschritte mit Pfeilen, um Abhängigkeiten zwischen den Einzelaktivitäten zu visualisieren. Ein Musterbeispiel für solche Darlegungen von Zusammenhängen und Prioritäten ist: „Design abgeschlossen“ vor „Produktentwicklung beginnt“.

6. Aktualisieren und Teilen

Halten Sie Ihren Zeitstrahl während des laufenden Projekts immerfort aktuell. Modifizieren Sie gegebenenfalls Termine, falls sich der Projektablauf verändert.

Teilen Sie den Zeitstrahl mit Ihrem Team, Manager, Galerist oder Agenten, damit alle Beteiligten den Überblick bewahren.

Tipp: Kalkulieren Sie ein, dass ein optimaler Zeitstrahl flexibel ausfällt. Passen Sie diesen an, wenn sich die Rahmenbedingungen anders gestalten. Nutzen Sie jede Zeitleiste als wirksames Kommunikationsmittel für Ihr Arbeitsteam.

Visualisierung als hilfreiches Werkzeug

Ein visueller Zeitstrahl ist ein effizientes Werkzeug zur Optimierung Ihrer strategischen Projektplanung.

Mittels Visualisierungen von maßgeblichen Zeitabläufen und wegweisenden Meilensteinen organisieren Sie komplexe Projekte bestmöglich. Gleichzeitig setzen Sie notwendige Prioritäten und identifizieren klar etwaige Engpässe.

Eine strukturierte, überschaubare Darstellung sichert eine optimale Kommunikation im Team und verbessert die Effektivität bei der Umsetzung von Arbeitsaufgaben.

Abschließende Worte

Indem Sie Ihre kreative Tätigkeit mit einem strategischen Projektmanagement-Ansatz optimieren, geht es nicht bloß um die Schaffung von Verwaltungsstrukturen. Die Anwendung von Projektmanagement-Frameworks und -Tools kann Ihnen maßgeblich bei Ihren kreativen Vorhaben unterstützen.

Es hilft Ihnen, klare Ziele zu setzen, erforderliche Ressourcen zu identifizieren und einen realistischen Zeitplan festzulegen. Projektmanagement ermöglicht es Ihnen, die administrativen Aspekte Ihrer Arbeit wirkungsvoll neu zu strukturieren, indem es stets darauf fokussiert, dass diese Ihren übergeordneten Zielen dienen.

Darüber hinaus unterstützt es Sie dabei, zu entscheiden, welche Teammitglieder und Partner Sie einbeziehen sollten, um dann gemeinsam klare Erwartungen festzulegen und die Zeit, Energie und Grenzen aller Beteiligten zu respektieren. Während Sie weiterhin kraftvolle und inspirierende Werke erschaffen, werden Sie mit der richtigen Unterstützung und Anleitung für administrative und organisatorische Dinge sicherlich viel eigenständig bewältigt bekommen.

Joachim Rodriguez y Romero

Inhaber und Geschäftsführer von Kunstplaza. Publizist, Redakteur und passionierter Blogger im Bereich Kunst, Design und Kreativität seit 2011. Erfolgreicher Abschluss in Webdesign im Rahmen eines Hochschulstudiums (2008). Weiterentwicklung von Kreativitätstechniken durch Kurse in Freiem Zeichnen, Ausdrucksmalen und Theatre/Acting. Profunde Kenntnisse des Kunstmarktes durch langjährige journalistische Recherchen und zahlreichen Kooperationen mit Akteuren/Institutionen aus Kunst und Kultur.

www.kunstplaza.de/